小机器解决大问题

——PC-1500袖珍机解决电算化问题


邰起有  魏德宏

会计电算化是会计工作改革的重要内容,只有实现电算化才能把广大财务人员从繁重的手算工作中解脱出来,使会计工作的重点从处理帐表凭证业务转到加强企业经营管理,提高企业经济效益上来。根据我国国情,电算化工作不能贪大求洋,一定要符合本地区、本单位的实际情况。根据我省几年来推广电算化工作的情况看,大批企业已经有了不同档次的微机,但是其中有相当一部分闲置未用,并且电算工作也没有开展起来,其理由是:机器落后。其实这种理由是片面的、从整个计算机发展来看,有些机器如苹果机、TRS机等是落后了一些,但就目前的会计电算化工作来看,如果能充分发挥这些机器的功能,使之用于电算化,那还是先进的,远比手算快、可靠、方便。下面把吉林市煤炭动力公司用PC-1500袖珍机,开展会计电算化的经验介绍给大家,以供参考。

由于大多数地方煤矿政策亏损,资金紧张,不可能用更多的钱购置电子计算机,基于这一原因,吉林市煤炭动力公司采用了一种过渡形式,即先利用PC-1500袖珍机开展本公司的电算化工作,待条件成熟后再进一步补充发展。由于袖珍机价格低,易学易懂,使用方便,三年多来,他们陆续开发了财务报表汇总、原材料、动力消耗情况分析、页岩成本计算、辅助生产费用代数分配法、总分类核算等软件,解决了本企业的一大部分会计核算问题,取得了显著成果。为了进一步发挥袖珍机的作用,在1987年初,他们又提出了一个大胆的设想,在PC-1500机上开发“煤炭成本核算系统”,给小机器解决大问题开辟一条新路。这个核算体系包括:材料核算、工资核算、费用归集、主要技术经济指标核算、辅助生产费用分配、车间经费、企业管理费核算、产品成本计算及成本分析等全部成本核算过程。经过一年多的努力,终于把设想变成了现实。现在该公司所属各煤矿已全部采用该系统,经过各矿的试用,一致认为该系统简明、易掌握、适应性强,是一套很适合当前地方煤矿的会计核算系统软件。1988年4月吉林省财政厅、煤炭工业局、吉林市经委、财政局等部门联合在该公司召开了“PC-1500机会计电算评议会”,与会同志一致认为,该系统适用、可靠、符合我省电算化管理制度要求,有推广价值,并且在市财政局的协助下,为该公司解决了四台IBM-PC/XT微型机。现在该公司各矿用PC-1500采集数据,方便灵活,而且不受停电等因素的影响,之后用XT机集中核算,又开辟了一条低档机和IBM联合使用的道路,比单用XT显示出了显著的优越性。

软件系统简介

(一)总分类核算电算软件系统

这个软件的功能是,把记帐凭证(收款凭证、付款凭证、转帐凭证)的数据,逐笔输入计算机,然后由计算机自动生成日记帐、科目汇总表、总帐和资金平表。这个软件已在各直属煤矿普遍推行。在电算化之前,各矿总分类核算的情况是,有的采用多栏日记帐形式,有的采用科目汇总形式,前者的优点是能够序时地反映企业的全部经济活动情况,查帐、对帐甚为方便,但工作量大,费时费力。后者虽然省工省力,但查帐、对帐很不方便。实行电算化的总分类核算,则集中了上述两者的优点,使总分类核算能够既序时又分类地反映情况,查帐对帐非常方便。提高了工作效率,保证了数字的准确,省时省力。

(二)材料核算电算软件:

实行材料核算电算的条件和要求是:1.材料明细帐设在仓库,由仓库保管员负责记数量,财务部门的稽核员负责记金额;2.实行计划价格;3.对材料要进行科学编号;4.把原来的材料稽核和材料费用分配两道工序合并为一道工序,即在材料稽核的同时进行材料费用分配;5.材料价格差异必须按月计算,按月分摊。这个软件的功能是,把每张料单的数据逐张输入计算机,由计算机循序地完成下列工作:(1)料单核价;(2)累加本月出入库金额;(3)审核相关数据是否吻合;(4)结出每一个品种和每一本帐的收、支、存数量和金额;(5)编制材料资金收支月报;(6)编制材料费用分配表。这个软件投入运行后的效果是:(1)减轻了劳动强度,工作效率比过去提高了一倍。(2)保证了数字的准确性、节省了大量的查找和订正错误的时间。(3)进一步加强了会计工作。过去有的单位往往把分摊材料价格差异当成平衡产品成本的工具,按当月成本情况来确定是否要分摊材料价差和分摊多少价差。实行电算后,则由计算机自动进行计算分摊,杜绝了过去那种不正确的做法。

(三)工资核算电算软件:

该软件要完成的任务是工资汇总、工资统计和工资分配。原来的情况是,各基层单位、劳资部门、统计部门、财务部门以及成本计算部门,为完成各自的统计任务,要分别对原始数据进行审核和整理,存在许多重复劳动,而且统计的口径互不一致。实行电算之后,把上述各部门的统计任务集中由计算机来完成。该软件的功能是,把每张工资结算单的数据,逐张地输入计算机,由计算机进行复核后,自动生成下列各项数据:(l)为各基层单位提供工资汇总数据;(2)为劳资部门提供各类人员的工资统计数据;(3)为劳资部门提供工资构成的统计数据;(4)为统计部门提供计算效率的人工数据;(5)为劳资部门提供合同工的工资数据;(6)为工资发放部门提供工资发放数据;(7)为成本计算部门提供工资分配数据;(8)为财务部门提供福利费的提取数据。并把上列各项数据的累计数存于磁带,供随时调用。该软件投入运行后,简化了许多核算环节,提高了工作效率,每月可以节约12个劳动日,并保证了数字的完整和准确。

(四)成本核算电算软件:

该软件的设计要点是:1、成本核算的信息吞吐量很大,要想用袖珍机完成成本核算任务,首先要在节省内存上下功夫,主要采取了三项措施:一是采用程序链接技术。二是核定内存分配,划定使用指标。三是采用大数组,充分利用BASIC语言的数组处理功能,使数组具有公用性,能够反复利用。2.地方煤矿除按财政部门规定提报成本报表之外,还要按煤炭主管部门的规定,提报专业成本报表。成本核算电算必须满足上述两方面要求,编出两套成本报表。3、成本核算电算既要完成成本计算任务,又要完成成本分析任务,同时还要对个生产车间的成本数据,实行信息反馈。4、为提高数据计算精度,辅助生产费用采用代数分配法。

按上述要点设计的成本核算电算软件的功能是,把原始数据向计算机输入后,可以自动循序地完成下列工作:(1)按成本项目归类生产费用,提供与总帐对帐的数据;(2)辅助生产费用分配;(3)编制企业管理费用明细表;(4)编制全矿和个车间的车间经费明细表;(5)计算主要技术经济指标;(6)编制原材料、动力消耗情况分析表;(7)计算采煤、掘进的直接成本;(8)编制生产费用表;(9)按煤炭专业要求编制编制全矿和井口的原煤成本计算表;(10)按财政部门要求编制产品成本报表;(11)编制成本分析表。该软件在1987年10月正式投入运行,运行情况良好,工作效率比手工操作提高了几倍。

吉林煤炭动力公司在PC-1500袖珍机上开发的“煤炭成本核算统”的运行成功,为推广会计电算化开辟了一条新路,对于一些购置微机比较困难的中小型企业及资金比较薄弱的二级核算较为繁琐的大型企业很有推广价值,同时也有力地说明了小机器也可以解决大问题。

(作者工作单位:吉林省财政厅会计事务管理处)

本文发表于1989年年《吉林会计》第2期


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